Algemene Voorwaarden – FlowFabriek (onder ALJENI BV)

1. Definities

• FlowFabriek: handelsnaam van ALJENI BV, gevestigd te België, die AI-oplossingen en SaaS-diensten aanbiedt.

• Klant: de onderneming die een overeenkomst sluit met FlowFabriek.

• Gebruiker: de natuurlijke persoon die toegang krijgt tot de SaaS-omgeving van FlowFabriek namens de Klant.

• SaaS-platform: de door FlowFabriek ontwikkelde en beheerde online omgeving waarin gebruikers AI-agents en functionaliteiten kunnen gebruiken.

• Maatwerkdiensten: alle specifieke aanpassingen, agentontwikkeling, lokale installaties en AI-finetuning uitgevoerd in opdracht van de Klant.

2. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten en diensten geleverd door FlowFabriek, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

3. Diensten en licenties

1. Voor elk van de medewerkers van de Klant die het SaaS-platform gebruikt, dient een aparte licentie afgenomen te worden.

   • Licentiekost: € 11,99 per gebruiker per maand (excl. btw).

   • Het delen van accounts is niet toegestaan.

2. API-credits worden apart gefactureerd op maandbasis. FlowFabriek hanteert hiervoor een opslag van 25% bovenop de kostprijs van de gebruikte credits.

3. Het SaaS-platform blijft standaard bij FlowFabriek gehost. De Klant kan echter verzoeken om de SaaS-oplossing (geheel of gedeeltelijk) lokaal te installeren. In dat geval wordt dit behandeld als maatwerk en gelden aangepaste voorwaarden en tarieven.

4. Maatwerk en uurtarieven

1. Ontwikkeling van AI-agents, koppelingen, lokale installaties of andere maatwerkdiensten worden gefactureerd aan € 125 per uur (excl. btw).

2. Ontwikkeling van AI-finetuning of AI-optimalisaties worden gefactureerd aan € 150 per uur (excl. btw).

3. Indien een maatwerkverzoek tevens in aanmerking komt voor opname in het algemene SaaS-platform, geldt een gereduceerd tarief van 50%.

5. Onderhoud en support

1. Onderhoudsfees zijn niet van toepassing op het standaard SaaS-platform.

2. Voor al het maatwerk (inclusief lokale installaties en fine-tuning) geldt een jaarlijkse onderhoudsfee van 15% van het totale projectbedrag.

3. Deze fee wordt jaarlijks vooruit gefactureerd bij de start van het nieuwe kalenderjaar.

6. Betalingen

1. Facturen dienen binnen 14 dagen na factuurdatum voldaan te worden, tenzij anders overeengekomen.

2. Bij laattijdige betaling behoudt FlowFabriek zich het recht voor om de toegang tot het SaaS-platform tijdelijk op te schorten.

7. Eigendom en intellectuele rechten

1. Alle intellectuele eigendomsrechten op het SaaS-platform en de bijhorende software blijven volledig en uitsluitend bij FlowFabriek.

2. Voor AI-agents en maatwerk geldt dat de eigendomsrechten aan de Klant worden overgedragen na volledige betaling, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

3. FlowFabriek behoudt steeds het recht om generieke kennis, methodes en technologie her te gebruiken voor andere klanten.

8. Wijzigingen van voorwaarden

1. FlowFabriek behoudt zich het recht voor deze voorwaarden eenzijdig te wijzigen.

2. Wijzigingen worden steeds tijdig gecommuniceerd aan de Klant, minimaal 30 dagen voor inwerkingtreding.

3. Indien de Klant niet akkoord gaat met de gewijzigde voorwaarden, kan hij de overeenkomst beëindigen mits naleving van de opzegtermijn.

9. Aansprakelijkheid

1. FlowFabriek spant zich in om de diensten zorgvuldig en naar best vermogen uit te voeren, maar kan geen absolute garanties bieden omtrent foutloze of ononderbroken werking.

2. FlowFabriek is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade of gederfde winst.

3. De aansprakelijkheid van FlowFabriek is in alle gevallen maximaal beperkt tot het bedrag gelijk aan de licentiekosten van de drie maanden voorafgaand aan het incident. Uren of kosten voor maatwerk en services zijn hierbij expliciet uitgesloten.

10. Duur en beëindiging

1. Overeenkomsten voor licenties zijn doorlopende contracten die automatisch worden verlengd.

2. Deze contracten zijn maandelijks opzegbaar door de Klant, met inachtneming van een opzegtermijn van één maand.

3. Voor maatwerkprojecten geldt dat annulatiekosten kunnen worden aangerekend in functie van reeds verrichte prestaties.

11. Vertrouwelijkheid en data

1. FlowFabriek behandelt alle klantdata als vertrouwelijk en gebruikt deze uitsluitend voor de uitvoering van de overeengekomen diensten.

2. De klant blijft steeds eigenaar van zijn eigen data.

12. Privacy en gegevensbescherming (AVG / DPA)

FlowFabriek hecht veel belang aan de bescherming van persoonsgegevens. In het kader van de dienstverlening verwerkt FlowFabriek persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hierbij gelden de volgende bepalingen:

1. Rollen van partijen

   • De Klant wordt beschouwd als de verwerkingsverantwoordelijke.

   • FlowFabriek treedt op als verwerker in de zin van de AVG.

2. Verwerkersovereenkomst (DPA)
   Voor elke verwerking van persoonsgegevens wordt een aparte verwerkersovereenkomst (Data Processing Agreement – DPA) afgesloten, waarin onder meer het volgende wordt vastgelegd:

   • het onderwerp en de duur van de verwerking;

   • de aard en het doel van de verwerking;

   • het soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen;

   • de rechten en plichten van de Klant als verwerkingsverantwoordelijke.

3. Verplichtingen van FlowFabriek
   FlowFabriek zal:

   • persoonsgegevens uitsluitend verwerken in opdracht van de Klant;

   • passende technische en organisatorische maatregelen treffen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang;

   • ervoor zorgen dat personen die persoonsgegevens verwerken een geheimhoudingsplicht hebben;

   • geen persoonsgegevens doorgeven buiten de Europese Economische Ruimte zonder voorafgaande toestemming van de Klant en passende waarborgen;

   • de Klant bijstaan bij het nakomen van zijn verplichtingen op grond van de AVG, zoals het uitvoeren van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en het melden van datalekken;

   • na afloop van de dienstverlening alle persoonsgegevens wissen of terugbezorgen aan de Klant, tenzij wettelijke bepalingen anders voorschrijven.

4. Rechten van betrokkenen
   FlowFabriek zal de Klant zo goed mogelijk ondersteunen bij het vervullen van diens verplichtingen om verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar) te behandelen.

5. Audits
   De Klant heeft het recht om periodiek een audit uit te voeren of te laten uitvoeren bij FlowFabriek, om naleving van de afspraken omtrent gegevensbescherming te controleren.

13. Samenwerking met derden

1. FlowFabriek kan voor de uitvoering van haar diensten samenwerken met zorgvuldig geselecteerde derde partijen of freelancers.

2. FlowFabriek blijft in deze gevallen steeds het aanspreekpunt en verantwoordelijk voor de kwaliteit van de geleverde diensten.

3. Er worden geen rechten overgedragen of verplichtingen aangegaan ten aanzien van derden zonder expliciete toestemming van de Klant.

14. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Op alle overeenkomsten is het Belgische recht van toepassing. Geschillen worden uitsluitend beslecht door de rechtbanken van het arrondissement waar ALJENI BV gevestigd is.

Laatste update: augustus 2025

Contactgegevens & Identificatie
FlowFabriek is een merk van ALJENI BV
BE0899.366.479
Agnetendries 2, 3770 Riemst, België
E-mail: info@flowfabriek.be
Web: flowfabriek.be | flowfabriek.ai